Objeto

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de SOMOS PROPIEDAD S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, disposiciones que establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme a derecho, de los datos personales tratados por SOMOS PROPIEDAD S.A.S, los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SOMOS PROPIEDAD SAS OBJETO: En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de SOMOS PROPIEDAD S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, disposiciones que establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme a derecho, de los datos personales tratados por SOMOS PROPIEDAD S.A.S, los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data. La presente Política de Protección de Datos Personales, regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de SOMOS PROPIEDAD S.A.S. de sus clientes activos y potenciales, trabajadores y proveedores, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad, protección e integridad de la información.

Esta Política se estructura siguiendo los mandatos del artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.

SOMOS PROPIEDAD S.A.S tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismo y, por lo tanto, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social, respetando en todo caso las normas vigentes sobre la Protección de Datos Personales.

RESPONSABLE

SOMOS PROPIEDAD S.A.S es una Sociedad por Acciones Simplificadas, es la responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos físicos o digitales, se encuentra domiciliada en la ciudad de Sabaneta e identificada con el NIT: 811.008.756-8, cuyos datos de contacto son

• Dirección: CL 73 SUR 45 A 60
• Teléfono:4447362
• Correo electrónico: contabilidad@somospropiedad.com

1. Alcance de la Política

   • Se ha estructurado considerando todos los procesos de SOMOS PROPIEDAD SAS, según su objeto social, con el propósito de que sea conocida, implementada y cumplida por sus directivos, empleados, aseguradoras y terceros, que deban realizar algún tratamiento de los datos personales recolectados por ella.
   • Incorpora y desarrolla estrategias y acciones para la divulgación de los derechos de los titulares, así como para la capacitación, implementación, monitoreo y evaluación del programa integral de gestión de datos personales de SOMOS PROPIEDAD SAS, que incluye procesos de atención a las solicitudes de los titulares.
   • Se integra con los manuales de seguridad de la información de SOMOS PROPIEDAD SAS y se aplica sobre los datos personales suministrados por sus empleados, clientes actuales o potenciales y proveedores, siendo responsable de velar por su cumplimiento, el oficial de protección de datos que designe para tal fin.
   • SOMOS PROPIEDAD SAS definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su comité de presidencia, de acuerdo con los informes y planteamientos que presente el Oficial de Protección de Datos Personales



2. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

   SOMOS PROPIEDAD SAS incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales y, por consiguiente, se regirá por los siguientes principios:

   • Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
   • Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
   • Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
   • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
   • Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
   • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.
   • Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

3. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

   Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

   • Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho será ejercido entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
   • Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOMOS PROPIEDAD S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581, como lo son:
     1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
     2. Datos de naturaleza pública.
     3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
     4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
     5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
   • Recibir información por parte de SOMOS PROPIEDAD S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
   • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a las normas que establecen y regulan la protección de datos personales.
   • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces, determinado que, en el Tratamiento, SOMOS PROPIEDAD S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
   • Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. Autorización para el Tratemiento de Datos

   SOMOS PROPIEDAD SAS solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto, en el cual informará al titular de los datos, lo siguiente:

   • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
   • Los derechos que le asisten como Titular.
   • Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.

   No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

   • Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
   • Datos de naturaleza pública.
   • Casos de urgencia médica o sanitaria.
   • El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
   • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

   SOMOS PROPIEDAD S.A.S conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

   Al cumplir el deber de información, SOMOS PROPIEDAD S.A.S informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

   • Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
   • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
   • Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
   • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
   • Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.

5. Tratamiento de Datos Personales

   Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de SOMOS PROPIEDAD S.A.S, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

   • Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano. SOMOS PROPIEDAD S.A.S tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. SOMOS PROPIEDAD S.A.S informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección, SOMOS PROPIEDAD S.A.S informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por SOMOS PROPIEDAD S.A.S respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. SOMOS PROPIEDAD S.A.S cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en SOMOS PROPIEDAD S.A.S, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de SOMOS PROPIEDAD S.A.S y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. SOMOS PROPIEDAD S.A.S almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre SOMOS PROPIEDAD S.A.S y el empleado. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, SOMOS PROPIEDAD S.A.S procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. SOMOS PROPIEDAD S.A.S tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
   • Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de SOMOS PROPIEDAD S.A.S, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. SOMOS PROPIEDAD S.A.S solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
   • Tratamiento de datos personales de Proveedores. SOMOS PROPIEDAD S.A.S solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. SOMOS PROPIEDAD S.A.S recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por SOMOS PROPIEDAD S.A.S, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, SOMOS PROPIEDAD S.A.S podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. SOMOS PROPIEDAD S.A.S verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
   • Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con SOMOS PROPIEDAD S.A.S, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de SOMOS PROPIEDAD S.A.S y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique SOMOS PROPIEDAD S.A.S según el tipo de dato de carácter personal tratado. SOMOS PROPIEDAD S.A.S verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
   • Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que SOMOS PROPIEDAD S.A.S trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de SOMOS PROPIEDAD S.A.S, así como para realizar campañas de responsabilidad social. Para el efecto, previamente SOMOS PROPIEDAD S.A.S informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos.

6. Contratos

   En los contratos laborales, SOMOS PROPIEDAD S.A.S incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de SOMOS PROPIEDAD S.A.S conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

7. Seguridad de la Información

   SOMOS PROPIEDAD S.A.S adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

   • Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
   • Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
   • Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
   • Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
   • Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
   • Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
   • Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

8. Finalización del Tratamiento

   Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de SOMOS PROPIEDAD S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

9. Vigencia y Actualización

   Esta Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de la junta administrativa, realizada el 01 de enero de 2020 y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con la persona encargada del tratamiento de bases de datos personales